Het thuiswerken heeft de digitale transformatie enorm versneld. Maar hoewel er nu minder prints worden gemaakt, is de rol van de multifunctionele printer alleen maar gegroeid. Niet alleen zullen medewerkers in de toekomst weer meer terugvallen op papier, ook het beheer en documentatie van informatie is belangrijker dan ooit, zegt Hans Van Barel, Category Manager Printing bij HP.
De terugkeer naar kantoor betekent ook dat bedrijven weer meer documenten printen. De volumes zijn echter nog niet zo hoog als voorheen, geeft Van Barel aan. Maar papier blijft een belangrijk medium, voegt hij eraan toe. “Niet alle digitale afdelingen zijn met elkaar verbonden”, zegt hij. “Papier blijft dan een betrouwbaar middel om informatie de delen. Ook speelt mee dat mensen nog steeds veel afleiding hebben van hun scherm, door de toename in notificaties. Uit onderzoek blijkt dat de kwaliteit van het opnemen van informatie via papier nog steeds veel beter is dan van het scherm. Complexe, lange documenten zijn voor de meeste mensen beter leesbaar op papier. Door het op papier te lezen maak je een efficiëntieslag.”
Maar veel organisaties zijn niet optimaal ingericht als het om printen gaat, voegt Van Barel eraan toe. “Vroeger scanden we naar een netwerkfolder, zat iedereen op dezelfde locatie en achter de firewall. Nu is dat niet meer zo.” Het is daarom de taak van een leverancier als HP om organisaties te adviseren. “De technologie bestaat, maar het is wel een kwestie van adoptie.” Het liefst zou Van Barel zien dat het niet meer uitmaakt waar je op ieder moment werkt – thuis of op werk – voor de beschikbare functionaliteit. “We willen hybride werken 100 procent ondersteunen”, zegt hij. “Nog steeds gaan medewerkers speciaal naar kantoor om hun documentmanagement te doen. Maar er is technologie beschikbaar die het mogelijk maakt om document managent remote veel efficiënter te doen, waardoor werknemers minder tijd kwijt zijn.”
Drie belangrijke aspecten die bij HP het fundament van printing vormen zijn duurzaamheid, cloudfunctionaliteit en security. Alle drie komen ze terug in de nieuwe HP LaserJet Managed E800/E700 serie MFP’s.
Duurzaamheid
Meer dan de helft van de ecologische voetafdruk van printers komt volgens Van Barel voort uit het papierverbruik. Daarom levert HP een dienst die de uitstoot door klanten volledig compenseert. “Daar krijgt de klant ook een certificaat voor, die ze kunnen gebruiken als bewijs bij ISO-certificatie”, zegt Van Barel. “Duurzaamheid geniet voor HP de absolute prioriteit. Het zit al sinds de oprichting in de jaren 50 in ons DNA. Daarom denken we altijd na hoe we forest positive kunnen printen, en hoe we zoveel mogelijk aan hergebruik kunnen doen.” Het blijft niet alleen bij bomen bijplanten. Het gaat ook over de juiste recycling en hergebruik van materiaal.
Cloudfunctionaliteit
Vrijwel alle ICT-diensten worden tegenwoordig in een of andere vorm in de cloud geplaatst. “Maar dat geldt nog niet zo voor printinfrastructuur”, merkt Van Barel op. “Dat wordt vaak nog lokaal gedaan. Maar als je de printdiensten in de cloud zet, dan heeft dat meerdere voordelen.” De eerste die Van Barel noemt is dat de systeembeheerders hun handen vrij hebben. Het biedt volgens hem ook meer functionaliteiten. Denk aan het printen als dienstverlening, waarbij organisaties afspraken maken met de leverancier over printaantallen en snelheid. “Als je minder print of geen hoge snelheid nodig hebt, betaal je minder”, zegt Van Barel. Bovendien kan onderhoud op basis van data gebeuren, waardoor storingen veel minder vaak voorkomen. En dan is er de derde reden waarom printen in de cloud de voorkeur zou moeten genieten: veiligheid.
Security
Door het hybride werken bevindt ook de printinfrastructuur zich steeds vaker buiten de bedrijfsfirewall. Medewerkers gebruiken hun privéapparaten om soms gevoelige documenten te printen, of ze laten gescande documenten in de scanner liggen. “Organisaties zijn zich er steeds beter bewust van dat endpoints de zwakste securityschakels zijn”, legt Van Barel uit. “Daar moet je actief mee omgaan. Bij HP bieden we bijvoorbeeld Follow Me Printing aan. Dan begint het apparaat pas te printen als je zelf, met je badge naast het apparaat staat voor de opdracht wordt verwerkt.” Aan de scanzijde moet het volgens hem tot het verleden gaan behoren dat iedereen naar een gedeelde netwerkmap of hun mailbox scant. “Wij bieden daarom een app-ecosysteem aan waarmee je via een abonnement documenten direct naar Teams of een boekhoudpakket kunt versturen.”
Op hardwareniveau heeft HP ook veel geïnvesteerd in de security, specifiek tegen het hacken van de multifunctionele apparatuur. “In de BIOS hebben we HP Surestart geïntegreerd”, zegt Van Barel. “Deze controleert bij iedere opstart of de BIOS wel authentiek is. Zo nee, dan wordt deze direct vervangen door een back-up die op het moederbord staat.” De firmware doet ook aan whitelisting. “Security is voor ons geen addon”, zegt hij. “Het zit in al onze oplossingen. Daarnaast bieden we een beheerpakket zodat organisaties verdere controle hierover hebben.”
Met de veranderingen die het hybride werken met zich meebrengt is het niet meer dan logisch dat de printinfrastructuur ook een evaluatie krijgt. De techniek is er, en zelfs aan de esthetiek wordt gedacht met verschillende kleuropties. “Bij HP koppelen we kantoorprinting met een managed printcontract”, zegt Van Barel. “Het blijft een belangrijk onderdeel van het werkzame leven. En wij maken het helemaal klaar voor de shift naar de cloud.”