Microsoft 365 is een krachtig platform dat bedrijven kan helpen hun productiviteit te verhogen en samenwerking te verbeteren. Maar zoals bij elke technologie, kunnen er uitdagingen ontstaan bij de implementatie en het gebruik ervan.
In deze blogpost bespreken we vijf veelgehoorde uitdagingen bij Microsoft 365 en geven we praktische oplossingen.
5x uitdagingen + oplossingen
Het gebruik van Microsoft 365 biedt veel voordelen voor bedrijven, zoals verbeterde samenwerking, verhoogde productiviteit en toegang tot een breed scala aan tools. Echter, de implementatie en het dagelijkse gebruik ervan kunnen gepaard gaan met diverse uitdagingen. Hieronder bespreken we vijf veelvoorkomende uitdagingen en bieden we oplossingen om deze te overwinnen.
1. Gebrek aan adoptie door medewerkers
- Uitdaging: Medewerkers zijn vaak terughoudend om nieuwe technologieën te omarmen, wat kan leiden tot een lage adoptie van Microsoft 365.
- Oplossing: Investeer in trainingen en workshops. Door je team goed op te leiden en de voordelen van de tools duidelijk te maken, zullen ze eerder geneigd zijn om ze te gebruiken. Hierdoor is het mogelijk om productiever en slimmer te werken.
2. Beveiligingsrisico’s
- Uitdaging: Beveiliging blijft een groot aandachtspunt bij het gebruik van Microsoft 365
- Oplossing: Microsoft 365 biedt een standaard set aan beveiligingsfuncties die je met een druk op de knop kunt activeren, waaronder multi-factor authenticatie (MFA). Daarnaast zijn er aanvullende beveiligingsopties zoals e-mail- en werkplekbeveiliging beschikbaar als licentie. Door deze functies in te schakelen, kan je organisatie een algemeen beveiligingsniveau van 80% bereiken. Het wordt sterk aanbevolen deze functies te activeren en regelmatig te evalueren voor optimale bescherming tegen cyberdreigingen.
3. Kostenbeheer en optimalisatie van licenties
- Uitdaging: Het effectief beheren van licentiekosten en het voorkomen van te uitgebreide licenties kan uitdagend zijn. Organisaties moeten een evenwicht vinden tussen kosten en de functies die daadwerkelijk nodig zijn. Door het goed optimaliseren kan er veel kosten worden bespaard
- Oplossing: Voer regelmatig licentie-audits uit om inzicht te krijgen in het gebruik en de kosten van je licenties. Optimaliseer de licentietoewijzing op basis van de daadwerkelijke behoeften van je medewerkers. It’s Possible kan je hierbij ondersteunen met hun expertise en advies om ervoor te zorgen dat je licenties optimaal worden benut.
4. Onvolledig benutten van Microsoft 365-functionaliteiten
- Uitdaging: Vaak worden slechts een paar apps gebruikt, terwijl de rest ongebruikt blijft, wat kan leiden tot gemiste kansen op productiviteitsverbetering en efficiëntere samenwerking.
- Oplossing: Maak medewerkers bewust van de volledige suite aan tools die beschikbaar zijn in Microsoft 365. Organiseer regelmatige sessies om nieuwe functies te introduceren en te demonstreren hoe deze kunnen bijdragen aan hun dagelijkse taken.
5. Configuratie en beheer van Microsoft 365
- Uitdaging: Onjuiste configuratie van Microsoft 365 kan leiden tot diverse problemen zoals belemmerde werkprocessen, ontevreden gebruikers en beveiligingsrisico’s.
- Oplossing: Configureer Microsoft 365 volgens de aanbevolen standaarden van Microsoft. Investeer in een goede initiële configuratie en continue beheer door ervaren IT-professionals of Microsoft 365 consultant om toekomstige problemen te voorkomen.
In de praktijk
Het omgaan met deze uitdagingen kan initieel intimiderend lijken, maar met de juiste aanpak en ondersteuning kun je de voordelen van Microsoft 365 maximaal benutten. Een Microsoft consultant kan helpen om deze en andere problemen te overwinnen en ervoor zorgen dat je bedrijf optimaal gebruik maakt van deze krachtige suite van tools.
Door te investeren in training, beveiliging, en goede configuratiepraktijken, en door het volledige potentieel van de tools te benutten, kun je de productiviteit en efficiëntie binnen je organisatie aanzienlijk verbeteren en kosten besparen.
