Organisaties iinvesteren in ‘het nieuwe werken’ maar vaak wordt vergeten dat heel veel medewerkers in ‘oude’ kantoren zitten. Kantoren die zoveel slimmer kunnen worden. Dat is niet alleen een manier om de uitstraling van je bedrijf te verbeteren – én indruk te maken op jouw gasten met de laatste coole snufjes! – maar ook een manier om de productiviteit te verhogen. Met smart devices kunnen klusjes die afleiden van de belangrijkste taken van het bedrijf geautomatiseerd worden. Dit bespaart kosten en maakt tijd vrij voor andere zaken, zoals het innoveren van de bedrijfsvoering – wat op zijn beurt weer tot productiviteitsverhogingen kan leiden.
In films en series wordt het al gepromoot: een kantoor vol met spannende en verrassende gadgets, compleet in tune met het leven en de carrière van zijn werknemers. Liften die reageren op de muziekvoorkeuren van de inzittenden, of wellicht foto’s vertonen van diens sociale media. Lampen die van kleur veranderen, afhankelijk van de outfit van de persoon met wie je een afspraak hebt.
Ook in het echte leven zijn veel van deze mogelijkheden al beschikbaar. En opvallend vaak ook erg betaalbaar. Denk hierbij aan slimme verlichting die aangaat wanneer de eerste werknemer binnenkomt, zich automatisch bijstelt al naargelang het weer buiten en de behoeften van de werknemers, en vervolgens weer uitgaat als de laatste werknemer het pand verlaat. Of slimme raamverduistering, reagerend op lichtsterkte.
Inmiddels zijn deze functies zo gewoon dat ze niet meer als innovatieve kenmerken van een smart office gezien worden. Hetzelfde geldt voor de slimme thermostaat die rekening houdt met de voorkeuren van individuele werknemers, werktijden, aanwezigheid, de dag van de week en het weer buiten.
Maar je kunt ook andere soortgelijke kantoortaken slim maken. Bijvoorbeeld een plantmanagementsysteem. Deze houdt automatisch de gezondheid en voeding van de kantoorbeplanting bij en stuurt een smartphonenotificatie wanneer een bepaalde plant water of voeding nodig heeft – samen met de optimale, aanbevolen hoeveelheid. Als je hiermee instemt, geeft het vervolgens zelf de plant zijn voedingsstoffen. Het lijkt misschien wat over the top, maar voor zestig euro per set is het een opvallende gadget in je pand. En Philips Hue heeft de slimme verlichting een stapje verder gebracht met lampen die zich aanpassen aan een bepaalde stemming, evenement, of – inderdaad – een kleur die matcht met de outfit van je gesprekspartner.
En wat te denken van het eeuwige gevecht om beschikbare vergaderruimtes – een frustratie die hoog scoort op de lijstjes van werknemersergernissen. Er is software die herkent wie er de kamer binnenloopt en vervolgens automatisch deze ruimte voor je boekt. Via je telefoon maak je de vergaderruimte gereed en zodra je binnenloopt, past het zich automatisch aan jouw voorkeuren aan!
De smartofficetoepassingen focussen niet zozeer op het overnemen van taken van je medewerkers – zeker ook niet die van je receptioniste, of je bewaker. Ook niet van de schoonmaker of van de officemanager. Het geeft deze mensen juist meer controle over hun werkzaamheden, en maakt het hen makkelijker om hun functie uit te voeren. Dat zie je direct terug: je werknemers werken in een schonere, prettigere omgeving, waardoor ze gelukkiger worden. Het oude cliché blijft gelden: een gelukkigere werknemer werkt harder én beter!
Het feit dat je iets interessants hebt om te laten zien aan een nieuwe klant of waarover je kunt opscheppen tegen je concurrenten, is ook absoluut geen onwelkom bijeffect… dán overstijg je het oude niveau van het nieuwe werken.
Marco Heida is oprichter van Internet of Things Nederland.
Reageren? marco.heida@internetofthingsnederland.nl
[Dit artikel is eerder gepubliceerd in ChannelConnect magazine nummer 5-2018]
