Het papierloze kantoor blijft voor veel bedrijven een belangrijk doel. Je bespaart kosten, informatie is altijd en overal beschikbaar en je raakt eigenlijk nooit iets kwijt. De belangrijkste uitdagingen liggen echter op de gebieden van traditie, technologie en processen. Resellers spelen een cruciale rol in het aangaan van deze transformaties, waarbij ze op hun beurt weer volop worden gesteund door leveranciers als Fujitsu.
De voordelen van digitalisering en het papierloze kantoor zijn helder: het bespaart kosten en ruimte, het verhoogt de productiviteit, vereenvoudigt de samenwerking en verbetert de organisatie. Het is beter voor het milieu en maakt het eenvoudiger om te voldoen aan juridische eisen, zoals de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Maar ondanks dat organisaties in de wandelgangen graag praten over de mogelijkheden om alle documenten digitaal ter beschikking te stellen, blijken er al snel hoge drempels te zijn. “We komen maar moeilijk van papier af”, zegt Herald Mulder, Partner Manager Benelux bij Fujitsu. “Vaak hoor je nog steeds dat medewerkers documenten liever uitprinten om mee te nemen en hierop aantekeningen te maken. Vooral in Nederland zie je deze mentaliteit bij de generatie tussen 30 en 50 jaar oud. Jongeren daarentegen doen alles op tablet, laptop of smartphone, dus het papierloze kantoor blijft een kwestie van tijd.”
Kennis overbrengen
Mentaliteit is moeilijk om snel te veranderen, hoewel bedrijven wel degelijk willen digitaliseren. Toch denkt Mulder dat het kanaal veel kan doen om dit proces te versnellen. Naast de mentaliteit speelt volgens hem ook dat de apparatuur op kantoor vaak niet geschikt is. Het is aan partners om de kennis het papierloze kantoor effectief over te brengen, iets waar Fujitsu erg actief in is.
Het aanmaken van doorzoekbare pdf’s kun je voor 99 procent automatiseren
Het begint met de hardware. De scanner wordt volgens Mulder ondergewaardeerd. “De meeste bedrijven hebben geïnvesteerd in multifunctionprinters, MFP’s, en die werken weliswaar goed als je heel veel A4-documenten van dezelfde dikte wil scannen. Maar als je hogere kwaliteit nodig hebt van verschillende documentvormen, dan is het verre van optimaal.” Het kost dan tijd en energie voor een eenvoudige scan, wat veel werknemers er vaak niet voor over hebben. De digitalisering houdt dan op voordat je goed en wel bent begonnen. Dat is meteen waar de reseller een eerste stap kan nemen om hun klant te ondersteunen, zo zegt Mulder. Door het gebruiksgemak en de utiliteit van kwaliteitsscanners duidelijk te maken, helpt de partner zijn klant een stap richting papierloos.
iX1600-home
Software en integraties
Het is echter niet alleen de hardware die belangrijk is voor de digitalisering op kantoren. Ook de software speelt hier een belangrijke rol. Om alles uit het papierloze kantoor te halen, moet de scan meer zijn dan een foto van een geprint A4’tje: het moet een digitaal, doorzoekbaar document worden. “Als dat het geval is, dan kun je archiveren en het toevoegen aan een Document Management Systeem.” Dat was ooit erg veel handwerk, maar dat is volgens Mulder niet meer zo. “Dat kun je voor 99 procent automatiseren. Voorwaarde is wel dat de basis goed is. De scans moeten van hoge kwaliteit zijn. Vooral bij bijvoorbeeld handgeschreven stukken of kleurrijke documenten is dat van zeer groot belang.” Om dat zo makkelijk mogelijk te maken, biedt Fujitsu naast de ScanSnap scanners ook het softwarepakket ScanSnap Home dat hier volledig in voorziet. “Het is een complete oplossing”, legt Mulder uit. “Je kunt een document inscannen en omzetten naar een goed doorzoekbaar pdfbestand. De software optimaliseert de scans ook en kan bijvoorbeeld codes lezen. We werden altijd gezien als hardwareleverancier, maar we richten ons ook erg op software. We hebben er veel aandacht aan besteed dat dit eenvoudig is te installeren.”
Door het gebruiksgemak en de utiliteit van kwaliteitsscanners duidelijk te maken, helpt de partner zijn klant een stap richting papierloos
Goede hardware en de juiste software zijn dus belangrijke hoekstenen voor digitalisering. “Fujitsu levert een breed portfolio aan documentscanners voor professioneel in desktop, werkgroep, productie en netwerkomgevingen waarin grote volumes aan documenten worden verwerkt, maar ook voor individueel gebruik.” Dat doen ze via PFU, een 100procent dochtermaatschappij en een wereldwijde leider in de markt voor documentscanners.
Maar net zo belangrijk zijn de processen bij bedrijven, iets waar Fujitsu ook sterke betrokkenheid toont. Daar is het ook belangrijk dat resellers de rol van consultant op zich nemen, volgens Mulder. “Het is belangrijk om de papierworkflow in kaart te brengen. Bij grote aantallen gebruikers hebben de meeste bedrijven al snel een gebrek aan kennis. Men wil het wel, maar men weet dus niet goed hoe.” En dat wordt dus erger wanneer het bedrijf niet de juiste oplossingen in huis hebben. “Je moet het gesprek aan durven gaan”, zegt Mulder. “Zijn ze wel tevreden over de situatie? Partners bellen me daar wel eens over, en dan kunnen we samen bepalen hoe het aan te pakken.”
Herald Mulder
Veiligheid en eenvoud
Het zijn de praktische dingen die vooral voor een uitdaging kunnen zorgen. “Je kunt scanners via API’s en SDK’s integreren met de workflow, maar dat gebeurt nog te weinig. Vaak wordt gekozen voor een eenvoudigere USBscanner omdat het op het oog eenvoudiger is.” Dan loop je echter snel tegen beperkingen aan. “Als je het weet door te trekken, dan kun je bijvoorbeeld rechtstreeks naar een Elektronisch Patiëntendossier scannen, wat niet alleen efficiënter is, maar ook veiliger. Met een NFCprotocol activeer je de sessie, en met het dossiernummer scan je een document rechtstreeks naar de juiste, veilige locatie.”
Te vaak slingeren belangrijke documenten rond voordat ze worden gescand. “Nu zie je nog steeds vaak dat de multifunctional op een locatie staat waar iedereen bij kan. Iemand gaat scannen, moet wachten, legt de documenten naast de scanner om koffie te pakken, bijvoorbeeld. Als het gevoelige documenten zijn, kun je al een boete krijgen.” Daarom pleit Fujitsu ook voor bureauscanners voor iedere medewerker, met de functies die in de workflow zijn ingepast. “Je ziet dat de vraag naar dat soort scanners groeit, en partners kunnen goede resultaten behalen door het actief aan te bieden aan de eindklant.”
Groeimarkt
Maar wat heeft de partner eraan? Juist door zich hierop te concentreren, kunnen ze nieuwe klanten aantrekken en aan nieuwe behoeften voldoen waarvan de klanten niet wisten dat ze deze hadden. “Partners die dit goed aanpakken, verdienen er goed aan”, zegt Mulder. “Neem de logistiek. Mede door Brexit zijn er veel meer documenten in omloop, en dan vooral dubbelgeslagen en tweezijdig bedrukte papieren. Je ziet partners die veel scanners weten te verkopen voor gebruik in vrachtwagens, met een speciale smartphoneapp. Ook de integratie en ondersteuning hiervan biedt echt kansen.” Fujitsu gaat daar ook sterk in mee. “We laten scanners bijvoorbeeld kosteloos testen. We leveren ze af, en halen ze na een tijdje weer op, zonder verplichtingen.” Verder heeft Fujitsu een Partner Portal opgezet, waarin ook de Imaging Alliance Program en hun loyaliteitsprogramma zijn geïntegreerd. Het biedt alle middelen die een partner nodig heeft om echt werk te maken van het papierloze kantoor. “We trainen onze partners ook actief. En ze profiteren ook echt van deze markt. Want wanneer ze het nut van het papierloze kantoor duidelijk weten te maken naar hun klanten, dan heb je het over echt grote verkoopcijfers.”
Klik hier voor meer informatie over het Partner Portal van Fujitsu.
[Dit artikel is eerder gepubliceerd in ChannelConnect 3 – 2020]
