Maak een vliegende start met databeheer en de nieuwe privacywetgeving
De GDPR Appliance, exclusief verkrijgbaar bij Copaco, indexeert en analyseert uw data, waardoor u snel persoons gebonden informatie kunt terugvinden en beheren.
Worstelen met de AVG
Veel organisaties worstelen met het voldoen aan de Algemene Verordening Gegevens bescherming (AVG). Procedures rond persoonsgegevens dienen te worden vastgelegd in alle betrokken afdelingen en bovendien met documenten kunnen worden aangetoond. En dan is er nog de permanente uitdaging om data te beveiligen en te beschermen.
Hoe kunt u persoongebonden gegevens in al deze data terugvinden als een klant een beroep doet op ‘het recht om vergeten te worden’ of zijn gegevens wil gebruiken voor om naar een andere leverancier over te stappen (dataportabiliteit)?
Waar is de data?
In veel organisaties is de belangrijkste vraag echter, waar deze gegevens zich eigenlijk bevinden in de huidige systemen. Voldoen aan de nieuwe regels rond data is immers niet mogelijk zonder te weten waar deze is terug te vinden. Naast data in allerlei gestructureerde systemen en databases, zoals voor ERP en CRM, staat er juist veel persoonsgebonden informatie in e-mails, Office-documenten, spreadsheets, PDF’s en andere, zogeheten ongestructureerde data overal in de organisatie.
Voor veel organisaties is de belangrijkste vraag: waar bevindt zich de persoonsgebonden informatie?
Goed voorbereid op de AVG
Uzelf wapenen voor de nieuwe privacywetgeving start met het beter beheren van alle data, vooral ook de ongestructureerde. Om u daarbij te helpen hebben Hewlett Packard Enterprise en Micro Focus gezamenlijk de GDPR Appliance ontwikkeld. Deze server, exclusief verkrijgbaar bij Copaco, indexeert en analyseert al uw data, waardoor u snel alle persoonsgebonden informatie kunt terugvinden en beheren. Met de GDPR Appliance maakt u een vliegende start met databeheer voor de nieuwe AVG als het gaat om bestaande data.
De nieuwe AVG
De Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), ook wel de General Data Protection Regultation (GDPR) genoemd, breidt privacyrechten uit en legt vast hoe gegevens verkregen en vervolgens gebruikt mogen worden. Daarnaast vereist deze nieuwe regelgeving dat gegevens goed beschermd worden. Mensen hebben het recht hun gegevens in te zien en hebben het recht hun gegevens te laten verwijderen. Niet voldoen aan deze regelgeving betekent de kans op boetes die kunnen oplopen tot wel 20 miljoen Euro.Lees meer over alle aspecten van de AVG en GDPR op www.gdprandbeyond.com
Bijkomende voordelen
Naast de start met de AVG heeft de GDPR Appliance een aantal bijkomende voordelen. Door de analyse kan dubbele, overbodige en verouderde data worden teruggevonden, wat zorgt voor minder benodigde dataopslag. Maar bovenal maakt u met de GDPR Appliance een begin met zorgvuldig databeheer. Data wordt gecategoriseerd en inzichtelijk gemaakt, waarmee u voldoet aan een belangrijk deel van de AVG. Daarnaast zorgt de Appliance dat bepaalde typen data worden opgeslagen op de best daarvoor geschikte systemen. Zo slaat u met de GDPR Appliance meerdere vliegen in één klap.
De GDPR Appliance
GDPR Appliance Hardware:
– HPE ProLiant DL380 Gen10 server
– 48 GB RAM
– 2,6 GHz 16-core Intel® Xeon® processor
– 4,8 TB storage
Software:
– Micro Focus ControlPoint
– 5 TB license
– 1 Jaar support
Copaco:
– installatie
– implementatie
Hoe werkt de GDPR Appliance?
De GDPR Appliance is een server die zich speciaal toelegt op het indexeren en analyseren van al uw data. De server bestaat uit twee componenten, een HPE ProLiant D380 en Micro Focus ControlPoint software, en wordt voorgeïnstalleerd geleverd.
De werking van de GDPR Appliance
De activatie en werking is eenvoudig: u sluit de GDPR Appliance aan op uw netwerk en geeft in de software aan welke systemen geïndexeerd moeten worden, zoals fileservers, mailsystemen of sharepoints. De software indexeert vervolgens niet alleen waar welke data staat en wie de eigenaar is, maar analyseert ook welke data dubbel, overbodig of verouderd is, een zogeheten ROT-analyse. Door deze data te verwijderen is een aanzienlijke datareductie te behalen, van gemiddeld zo’n 40 procent.
Bestaande én nieuwe data
Medische, privacygevoelige en persoonsgebonden data wordt inzichtelijk gemaakt. U maakt een start met gedegen databeheer, waarmee u een belangrijke stap zet voor het voldoen aan de AVG. Naast het analyseren en categoriseren van de data kunt u ook bepalen op welke locatie deze staat en zou moeten staan. Vervolgens kunt u ook voor nieuwe data procedures instellen om te zorgen dat bepaalde typen data altijd op bepaalde locaties zijn terug te vinden. Zo weet u altijd waar welke data zich bevindt en kunt u persoonsgebonden informatie eenvoudig terugvinden. Tot slot biedt de categorisering een goede start bij migraties van data naar de cloud of naar andere systemen.
• Vind persoonsgegevens terug in uiteenlopende typen data met gespecialiseerde server
• Analyseer documenten met persoonsgegevens
• Beheer privacyrechten en -verzoeken van personen
• Verminder de hoeveelheid ongestructureerde data
• Verplaats, archiveer of verwijder data op basis van categorisering
• Leg procedures vast voor het opslaan van nieuwe data
• Maak een start met gedegen datamanagement
• Exclusief verkrijgbaar bij Copaco
Interesse?
Neem contact op via: tel. 040 – 2306 425, gdpr-appliance@copaco.com of met uw HPE Business partner.
[Dit artikel is eerder gepubliceerd in ChannelConnect magazine nummer 5-2018]
