Als msp kun je niet zonder gespecialiseerde software. Je hebt software nodig om je eigen bedrijfsvoering te optimaliseren én om je klanten zo goed mogelijk van dienst te zijn. In het laatste van twee delen over onmisbare software voor msp’s bespreken we welke software tools je nodig hebt om je eigen klanten en projecten optimaal te managen. Het eerste deel vind je hier.
Deel 2: software tools voor je eigen bedrijfsvoering
1. PSA-software
2. CRM-software
3. Financiële software
4. Communicatiesoftware
1. PSA-software
PSA software (Professional Service Automation) helpt je om je bedrijfsprocessen te stroomlijnen en je diensten effectiever te beheren. Deze software bevat oplossingen voor projectbeheer, facturering, tijdregistratie en resourcebeheer. Voorbeelden van PSA-softwarepakketten zijn Microsoft Dynamics 365 Project Operations, Datto Autotask PSA en Atera.
Wat doet PSA-software?
- Projecten beheren: projecten plannen, volgen en beheren met projectbeheertools.
- Factureren: je financiën beheren met functies voor facturatie.
- Tijdregistratie: de uren en de productiviteit van medewerkers bijhouden met tools voor tijdregistratie.
2. CRM-software
De relatie met klanten en prospects is voor iedere msp extreem belangrijk. Software voor relatiebeheer (of CRM-software, customer relations management) bewaart niet alleen contactgegevens, maar ook alle interacties en de transactiegeschiedenis. Bekende fabrikanten van relatiebeheersoftware zijn Salesforce, HubSpot en Pipedrive.
Wat doet CRM-software?
- Klantgegevens beheren: alle belangrijke informatie over klanten wordt overzichtelijk opgeslagen in de CRM-software.
- Interactie en communicatie bijhouden: gesprekken, e-mails, vergaderingen, klachten en andere vormen van communicatie worden bijgehouden. Dat helpt om de klantervaring te verbeteren.
- Analyseren en rapporteren: goede CRM-pakketten bieden analyse- en rapportagefuncties waarmee je inzicht krijgt in klantgedrag, verkoopprestaties, de effectiviteit van marketingcampagnes en andere belangrijke statistieken.
3. Financiële software
Geen msp kan zonder software om de financiële activiteiten te beheren. De Nederlandse fabrikanten Exact en Afas zijn gespecialiseerd in (financiële) bedrijfssoftware.
Wat doet financiële software?
- Facturatie en betalingen verwerken: je kunt facturen genereren voor geleverde diensten, automatische betalingen instellen en betalingen van klanten verwerken en bijhouden.
- Kosten beheren en boekhouden: de software helpt bij het registreren en categoriseren van inkomsten en uitgaven, het beheren van de cashflow en het genereren van financiële rapporten zoals balansen en winst- en verliesrekeningen.
- Tijd en arbeidskosten registreren: veel msp’s factureren op basis van tijd en materiaal. De tijd nauwkeurig bijhouden die aan specifieke projecten en klanten wordt besteed, is van groot belang.
4. Communicatiesoftware
Software voor interne samenwerking en communicatie met klanten faciliteert een naadloze samenwerking tussen teams, klanten en partners. Deze tools bieden een gecentraliseerd platform voor realtime communicatie, het delen van bestanden en het beheren van taken. Microsoft Teams, Zoom, Google Workspace en Slack zijn de meest gebruikte communicatiepakketten.
Wat doet communicatiesoftware?
- Communicatie op verschillende manieren faciliteren: chat, videocommunicatie, e-mail, iedereen moet op de meest effectieve manier kunnen communiceren.
- Bestanden en ideeën delen: gebruik je goede communicatiesoftware, dan maakt het niet uit dat collega’s of klanten op afstand werken. Bestanden delen, notities uitwisselen, het gaat zo naadloos dat het lijkt alsof je je in dezelfde ruimte bevindt.
Dit artikel verscheen eerder op ChannelConnect in september 2023. Herpublicatie in het kader van de SaaS-special in ChannelConnect juli 2024.
