Hybride werken heeft invloed op de IT-infrastructuur van een bedrijf, daar is inmiddels volop duidelijk geworden. Als managed service provider ben je voor mkb-bedrijven hét IT-aanspreekpunt voor advies over de transformatie, het beheer en onderhoud van hun IT-infrastructuur. Wat kun je voor je klant betekenen als het gaat om het faciliteren van online vergaderen?
1. Online vergaderen boost voor tools
2. Voorkom schaduw-IT
3. Tools voor online vergaderen
Microsoft Teams
Zoom
Cisco Webex
Google Meet
Jitsi Meet
BlueJeans
4. Belangrijke criteria
5. Jouw rol als msp
Bij 41 procent van de mkb-bedrijven namen online vergaderingen in 2020 toe ten opzichte van 2019, blijkt uit cijfers van het Centraal Bureau voor de Statistiek voor de Staat van het mkb. Die toename is natuurlijk vooral een gevolg van de coronacrisis., maar vergaderen op afstand is wel een blijvertje en werknemers staan er steeds positiever tegenover. Meer dan de helft van de mensen die digitaal vergaderen, vindt dat even productief als fysiek overleg op kantoor.
Flexibel werken is dan ook niet meer weg te denken bij veel bedrijven, ook niet bij het mkb. Eén op de drie werknemers blijft voor minimaal de helft van de tijd nog thuiswerken. Meer nog: ook nu het thuiswerkadvies niet meer geldt, blijven organisaties positief over hybride werken. Dat blijkt onder andere uit het werkgeversonderzoek van het ministerie van Infrastructuur en Waterstaat (IenW). Dat vraagt om goede thuiswerkafspraken en vooral om goede en betrouwbare tools.
Online vergaderen boost voor tools
Het gedwongen thuiswerken heeft onweerlegbaar een boost gegeven aan digitale vergadertools. Toen van de ene dag op de andere het hele land in lockdown ging, waren bedrijven en organisaties genoodzaakt snel te schakelen. Plots werkten letterlijk alle kantoormedewerkers vanuit huis. Om dat vlot te laten verlopen en het contact met elkaar niet te verliezen, boomden de online meetings.
Die grote behoefte aan oplossingen voor online samenwerking heeft de technologische innovatie van de vergadertools versneld. Zowat alle aanbieders van digitale vergadertools hebben dankzij de pandemie de functionaliteiten van hun producten een upgrade gegeven, met betere video- en audiokwaliteit en betere integraties met in organisaties potentieel aanwezige software. Bovendien wilden alle technologiebedrijven een graantje meepikken van de stijgende vraag en kwam er plotseling een enorm aanbod aan digitale vergadertools op de markt.
Voorkom schaduw-IT
Het resultaat van al die technische innovaties is een veelvoud aan online vergaderoplossingen waaruit bedrijven kunnen kiezen. Wil jij als msp de IT-infrastructuur van jouw mkb-klanten overzichtelijk houden, dan is kennis van de verschillende tools onontbeerlijk. Al was het maar om te voorkomen dat je klanten op eigen houtje oplossingen voor online vergaderingen verzinnen en dubieuze software downloaden. Als msp is het jouw taak om degelijk advies te verlenen, zodat mkb-werknemers budgetvriendelijk, goed én veilig op afstand kunnen samenwerken.
Welke tools voor online vergaderen zijn er op de markt anno 2023?
Zoom, Microsoft Teams en Google Meet zijn de eerste tools waar je wellicht aan denkt bij vergaderen op afstand. Maar er zijn er veel meer. Een niet-uitputtend lijstje levert onder andere nog deze tools op, de een bekender dan de andere: Cisco Webex, GoToMeeting, Slack, BlueJeans, Adobe Connect, Jitsi, Lifesize, Webex Meetings, Whereby.
We lichten zes vergadertools uit verschillende budgetklassen toe.
1. Microsoft Teams
Laten we beginnen met een bekende digitale vergadertool. Teams is al lang de standaard bij grotere bedrijven (voorheen Skype for Business). Maar ook het mkb maakt nu steeds vaker gebruik van Teams. Het groeiende succes van Office 365 speelt daarin een rol, want daarin zit Teams als gratis functionaliteit.
De voordelen voor een mkb? Geen wildgroei meer van WhatsApp-groepen of honderden e-mails over en weer. In Teams maak je gemakkelijk groepen aan, bewaren projectteams alle contacten, informatie en bestanden op een locatie, en o ja, je kunt er ook nog mee op afstand vergaderen. En dat allemaal altijd en overal op elk device.
2. Zoom
Voor wie Microsoft Teams niet in het standaardpakket heeft zitten, is Zoom een van de populairste alternatieven om op afstand te vergaderen. De tool biedt een gratis versie aan waarmee je in beperkte mate (een-op-een of voor een korte vergadering van hoogstens 40 minuten) kunt samenwerken. Voor het mkb zijn er budgetvriendelijke maandabonnementen.
Een van de grote voordelen van Zoom is het gebruiksgemak: externe deelnemers hebben geen account nodig om deel te nemen een de meetings.
3. Cisco Webex
Webex is, zoals Teams, een oude getrouwe onder de vergadertools. Als onderdeel van Cisco geniet Webex een uitstekende reputatie op het gebied van security. De tool biedt videoconferenties, scherm delen, opname van vergaderingen en interactieve whiteboards.
Webex heeft een gratis versie, maar ook die is beperkt in gebruik met meetings die hoogstens 40 minuten mogen duren. Een voordeel is dan weer dat je met 100 personen aan meetings kunt deelnemen én dat je geen software hoeft te installeren.
4. Google Meet
Ook Google wil munt slaan uit het toenemend aantal vergaderingen op afstand. Met Google Meet heeft de concurrent van Microsoft een krachtige videovergadertool ontwikkeld. Het voordeel is dat je er geen software voor hoeft te downloaden en de tool beschikbaar is voor de meeste browsers, dus niet alleen voor Chrome. Je hebt wel een Gmail-account voor nodig om een vergadering te organiseren, maar deelnemers kunnen gewoon via een URL inloggen. Google Meet biedt een gratis versie met beperkte videovergaderingen die hoogstens 60 minuten duren. Heb je meer functionaliteiten nodig, dan zijn er verschillende abonnementsformules mogelijk.
5. Jitsi Meet
Jitsi Meet is open-source software en een gratis online vergadertool. Open-source heeft als voordeel dat iedereen de beveiliging en achterliggende privacybescherming kan controleren en je de applicatie zelf kunt hosten, waardoor je niet afhankelijk bent van de security en privacy-oplossingen van de leverancier. Toch is dat meteen ook de zwakke plek: een degelijke kennis van hosting is hier onontbeerlijk om de beveiliging van de infrastructuur sterk te houden.
6. BlueJeans
BlueJeans van Verizon is een cloudgebaseerd videocommunicatieplatform. Ook deze tool komt in een gratis versie, en deze keer mag je wel zo lang vergaderen als je wilt, weliswaar met maximaal 25 deelnemers. Ga je voor een abonnement, dan biedt ook BlueJeans alle functionaliteiten die werknemers nodig hebben om op afstand te vergaderen en samen te werken.
Belangrijke criteria bij de keuze voor online vergaderen voor het mkb
Welke tool een bedrijf kiest, is afhankelijk van verschillende criteria. Wil je als msp jouw mkb-klanten in hun keuze ondersteunen, dan moet je hun behoeften en vereisten kennen. Ook ICT-trends die soms moeilijker doorsijpelen tot bij het mkb kun je als msp gericht aanbrengen.
Criteria die een grote rol spelen bij de keuze van een vergadertool voor het mkb zijn kostenbeheersing, eenvoudige implementatie en gebruiksgemak, schaalbaarheid en flexibiliteit, (toekomstige) integratiemogelijkheden en ondersteuning.
Hoe ga je als msp om met de keuzecriteria van het mkb?
Het mkb heeft vaker dan grote bedrijven een beperkt budget. Dus speelt kostenbeheersing een belangrijke rol bij de keuze voor een digitale vergadertool. Tegelijk moet de tool schaalbaar zijn en kunnen meegroeien met het bedrijf.
Omdat een mkb-bedrijf vaak niet over een uitgebreide IT-afdeling beschikt, ben jij als msp IT-manager, IT-afdeling en vaak ook nog servicehelpdesk voor jouw klant. Technische ondersteuning, training in vergaderen op afstand, integratie met bestaande en toekomstige hardware en software, beveiliging en compliance en niet te vergeten de betrouwbaarheid en het gebruiksgemak van een vergadertool liggen allemaal in jouw handen.
Ga dus uitgebreid in gesprek met jouw mkb-klant over de oneindige lijst met vergadertools en videoconferencesoftware. En leer vooral zelf de verschillende tools kennen met al hun voor- en nadelen, zodat je degelijk advies kunt verlenen om de IT-infrastructuur van jouw mkb-klant optimaal te beheren.
