Met Robotic Process Automation (RPA) is eenvoudig repeterend werk gemakkelijk te automatiseren. Dat maakt organisaties efficiënter en neemt het saaie werk weg bij medewerkers. RPA kan steeds meer en is steeds makkelijker te implementeren. Wat zijn de mogelijkheden en welke rol speelt AI daarbij?
Voordelen van RPA
Robotic Process Automation in de praktijk
Eenvoudige configuratie
AI verbetert RPA
Stappenplan
De term RPA is wat misleidend, omdat er niet daadwerkelijk een robot achter het bureau zit. Het gaat feitelijk om het automatiseren van steeds terugkerende handelingen. Vaak gaat het om processen waarbij in verschillende systemen dezelfde gegevens meerdere keren moeten worden ingevoerd. Dat zorgt voor veel handmatig werk met een grote kans op fouten.
Voordelen van RPA
RPA wordt in veel bedrijven al jarenlang gebruikt voor heel eenvoudige taken. Denk aan e-mails en bijlagen openen, automatisch e-mails versturen, informatie kopiëren en plakken, bestanden en mappen doorsturen, gegevens uit documenten en applicaties halen en gegevens invoeren in formulieren of in andere programma’s. Het wordt nu al veel gebruikt bij HR, klantenservice, bij banken en natuurlijk bij IT-organisaties.
RPA heeft een aantal voordelen
- Tevreden medewerkers. De ‘robot’ neemt saaie, repeterende werkzaamheden over. Daardoor kunnen medewerkers tijd besteden aan zaken die meer waarde en plezier opleveren. Denk aan het helpen van klanten met ingewikkelde vragen of het verbeteren van processen.
- Hogere kwaliteit van werk. Mits ze goed geïnstrueerd zijn, maken RPA-toepassingen geen fouten. Ze raken niet vermoeid of verveeld, zoals mensen.
- Lagere kosten. Door processen vergaand te automatiseren, worden ze goedkoper dan wanneer een medewerker al deze repeterende handelingen moet verrichten.
- Schaalbaarheid. Een computerprogramma is makkelijk in te schakelen om in een extra drukke periode meer werk te laten doen. Daardoor hoef je niet tijdelijk extra medewerkers aan te nemen.
- Tevreden klanten. Doordat processen vlotter verlopen en medewerkers meer aandacht aan klanten en kunnen besteden, kan dat leiden tot een hogere klanttevredenheid.
Een softwarerobot kan leren welke op regels gebaseerde handeling hij op een bepaald moment in het proces moet uitvoeren.
Robotic Process Automation in de praktijk
Een goed voorbeeld van een RPA-toepassing is administratiesoftware die uit zichzelf bankmutaties ophaalt, controleert of alle facturen zijn betaald en de betaling kopieert naar de boekhouding. Is de betaling niet binnen dertig dagen voldaan, dan wordt automatisch een herinnering verstuurd. Een ander voorbeeld is de registratie van een nieuwe medewerker in een organisatie. Dat begint bij het verwerken van de sollicitatiebrief (e-mail of formulier). Daarna wordt een contract opgesteld en ondertekend. Vervolgens moet de medewerker worden aangemeld in het payrollsysteem, moet de salarisadministratie een bericht krijgen en komt er nog aanvullende documentatie aan te pas, bijvoorbeeld pensioenformulieren en documenten voor het regelen van een toegangspas en het contract voor een auto.
Eenvoudige configuratie
Een voordeel van RPA-toepassingen is dat ze vrij gemakkelijk te implementeren zijn. Het bestaande IT-landschap hoeft er niet voor op de schop en het is vaak niet nodig om dure maatwerksoftware aan te schaffen. Ook prettig is dat voor de implementatie van RPA-oplossingen geen uitgebreide programmeerkennis nodig is. Er zijn verschillende platformen waarmee op basis van low code gemakkelijk RPA-toepassingen te realiseren zijn. Deze werken met een interface waarmee de workflow met behulp van ‘bouwblokken’ bij elkaar te klikken zijn. Gedetailleerde programmeercode is vaak hooguit nodig voor heel specifieke uitbreidingen.
AI verbetert RPA
Traditioneel wordt Robotic Process Automation ingezet om repeterende taken te automatiseren. Deze taken zijn heel specifiek aan regels gebonden en het RPA-proces is zo ingericht dat het die regels volgt. Wanneer je de kracht van AI combineert met RPA, krijg je technologie die in staat is zelfstandig te leren en te beoordelen wat er moet gebeuren in plaats van een handeling op basis van vaste regels uit te voeren.
De laatste maanden worden we overspoeld met beloftes van softwarefabrikanten AI te integreren in de workflow van hun producten. Zo is Microsoft Copilot een virtuele assistent die opdrachten over verschillende Office-programma’s heen kunnen uitvoeren. Bijvoorbeeld een tekst in Word samenvatten en de samenvatting gebruiken voor een PowerPoint-presentatie.
Ook allerlei andere AI-toepassingen in combinatie met RPA zijn goed mogelijk. AI kan in mails of chatberichten natuurlijke taal interpreteren en bijvoorbeeld herkennen dat het om een klacht gaat. Chatbots kunnen niet alleen steeds menselijker communiceren maar ook documenten of databases raadplegen om de klantenservice te verbeteren.
Stappenplan
Voor ieder mkb-bedrijf zijn interessante RPA-toepassingen te bedenken. Een msp kan zijn klanten goed helpen bij het implementeren van de eerste projecten.
- Een succesvolle RPA-implementatie begint met de keuze van een geschikt proces. Om feeling te krijgen voor RPA is het slim om met een niet te ingewikkeld proces te beginnen.
- Als het proces is gekozen, kun je het best een zo breed mogelijk projectteam samenstellen. Niet alleen met IT’ers, maar ook met mensen uit het managementteam en niet te vergeten medewerkers die het proces door en door kennen.
- Een stap die je niet moet overslaan, is een gedetailleerde beschrijving van het proces en de taken waaruit het bestaat. Vaak kom je er in dit stadium achter dat bepaalde processen efficiënter zouden kunnen, wat je kunt meenemen in de implementatie.
- Bij het configureren van de RPA-toepassing heb je specifieke software nodig. Een msp kan een rol spelen in het adviseren in de oplossing die het meest geschikt is voor het bedrijf. Sommige bedrijven zullen graag een oplossing willen die heel makkelijk met low code te configureren is, andere willen uitgebreide functionaliteit. Ook in prijs verschillen de softwareoplossingen.
- Nadat de robot is geconfigureerd volgt een testronde en een pilot met de belangrijkste gebruikers.
- Uiteraard blijf je de prestaties van de robot in de gaten houden en werk je de configuratie bij zodra er iets in het proces verandert.
