Mkb en automatisering heeft al een lange geschiedenis. De eerste beurs die technologische innovaties toonde voor de zakelijke markt heette niet voor niets ‘Efficiency Beurs’. Het doel van automatisering was méér doen met minder mensen. Nog steeds helpt automatisering het mkb aan meer efficiëntie en de msp speelt daarin een belangrijke rol.
De huidige krapte op de arbeidsmarkt maakt automatisering voor het mkb nog steeds belangrijk. Het zorgt ervoor dat het schaarse personeel uitdagend werk kan doen. Msp’s kunnen zich in de markt onderscheiden door onder meer procesanalyse en service.
Men noemt technologie, in de vorm van automatisering, digitalisering of robotisering vaak als oplossing voor personeelstekorten. IT, soms in de vorm van robots, kan mensenwerk verlichten of soms zelfs overnemen. Door domotica in de zorg heeft het personeel bijvoorbeeld meer tijd voor de patiënt en ‘augmented reality’ helpt bij het geven van instructies aan minder ervaren of geschoold personeel. Het kan een gebrek docenten of trainers opvangen.
Elke organisatie kent tal van bedrijfsprocessen. Bij veel van die processen is sprake van repeterend werk. Denk aan het overzetten van gegevens uit één systeem naar een ander systeem. Of aan het invoeren van lijsten en het verwerken van e-mails met klanten. Simpele tools kunnen deze taken efficiënter maken.
Digitalisering met AI en Machine Learning
De digitalisering van een bedrijf is een investering, waarvan niet elke ondernemer direct de voordelen ziet. Maar op de lange(re) termijn is digitalisering vaak goedkoper en efficiënter.
Ervaring leert dat het opzoeken van documenten, het controleren van urenlijsten, het ‘matchen’ van facturen met ingekomen betalingen ongemerkt veel tijd kost. Omdat het echter gedoseerd gaat, valt dit niet op. Stel dat een medewerker per week vier uur bezig is met het zoeken naar de juiste documenten. Dat komt op jaarbasis neer op ongeveer 200 uur.
Automatisering betaalt zichzelf snel terug en speelt in op pesoneelstekorten
Uitgaande van een gemiddeld bruto uurloon zal dit op jaarbasis ruim 5000 euro kosten. Voor dat bedrag is beslist een SaaS-oplossing te adviseren die de klant ruimte biedt het schaarse personeel leuker werk te laten doen. En die hem of haar verlost van het probleem van vervanging bij vakantie of ziekte. En ook nog eensde kans op fouten verkleint.
Voorbeeld 1: Slimme administratie-tools die de msp kan implementeren
Stel dat een marketingactie een bestand heeft opgeleverd met potentieel nieuwe relaties. De verkoopafdeling wil de relaties graag in het klantensysteem terugzien. Nu moeten jouw medewerkers nog regel voor regel knippen en plakken. Met AI is het mogelijk om dit geautomatiseerd te laten verlopen. Vaak zijn deze tools als SaaS-applicatie beschikbaar, en door een MSP bij meerdere klanten aan te bevelen en (door middel van API’s) aan de softwarepakketten van de klant te koppelen.
Voorbeeld 2: Cover als msp automatisering binnen een breder pakket
Een MSP die gespecialiseerd is in digitalisering zal melden dat voor 400 tot 600 euro per strekkende meter complete archieven te digitaliseren zijn. Een MSP met een breder aanbod, zal wellicht voor dat digitaliseren een collega-partner naar voren schuiven, maar de klant eerst de vraag stellen of ál die documenten werkelijk gedigitaliseerd moeten worden. En zo ja, waar die dan opgeslagen moeten worden.
Nu gaat het bij digitaliseren natuurlijk niet alleen om het doorzoeken van archieven, maar om het plaatje compleet te krijgen is het leuk om te zien dat 15 minuten fysiek zoeken vervangen kan worden door 1 minuut digitaal. Waar het bij het advies aan een klant om gaat is, voor te rekenen dat die medewerker in 15 minuten kan doen waar hij of zij voorheen bijna vier uur mee bezig was.
Voorbeeld 3: Efficiënte boekhouding door automatisering
Een tool die al wat langer bestaat en hopelijk ook door MSP’s zelf wordt gebruikt: de ‘scan en herken-functie’. Hierbij hoeft een ondernemer alleen nog maar een foto te maken van een factuur, waarna je hem via een speciale app doorstuurt naar de administratie.
Digitalisering gaat inmiddels veel verder dan ‘scan and go’. Door AI en machine learning zijn bijvoorbeeld ook betalingen met onvolledige betalingskenmerken toch aan de juiste factuur te koppelen, zeker als de betreffende klant zich vaker vergist. Een bankkoppeling registreert automatisch de betaalde facturen, of meldt juist rekeningen die lang openstaan. Financiële MSP’s zouden een aantal van die omgevingen moeten testen en daarbij ook aandacht besteden aan de back-ups en de vraag of alle informatie ook offline te raadplegen is.
Voorbeeld 4: Adviseer QR-codes
Bar- en QR-codes maakten een snelle opmars in de horeca tijdens de pandemie, maar er is nog steeds veel mogelijk met codes. Denk aan het versturen van een code bij een stomerij, in plaats van het afhaalbewijs. Ook het bonnetje waarop je nummer staat als je langer moet wachten wordt overbodig en op een digitale factuur laat een QR code klanten eenvoudiger. De combinatie van hardware, software en diensten (security, updates, upgrades) maakt het een interessante markt voor resellers.
Voorbeeld 5: Robots maken licht werk
Voorbeelden van robots die de mens niet overbodig maken maar het werk wel verlichten vinden we in bouw. Deze markt, gedomineerd door kleinere bedrijven en ZPP’ers, zet relatief vaak robots in om processen (deels) te automatiseren. Denk aan robots die stratenmakers helpen bij het leggen van de straatstenen. Een metselrobot bestaat inmiddels ook al. Gezien de omstandigheden op een bouwplaats zal het onderhoud van deze robots een interessante activiteit zijn voor dienstverleners.
Voorbeeld 6: De receptioniste verdwijnt
De receptioniste die een bezoeker ontvangt, koffie brengt en aanmeldt sterft uit. Steeds vaker is er een digitale zuil waar bezoekers zich melden, dit is onder meer het geval bij het kantoor van distributeur Ingram Micro in Utrecht. De bezoeker krijgt automatisch een badge en kan met een kop koffie in de hand wachten tot hij of zij door de contactpersoon wordt opgehaald. Deze oplossingen zijn te koop of te leasen en kunnen door een reseller geleverd en onderhouden worden. Speciale aandacht is hierbij nodig voor de bescherming van de persoonsgegevens van de bezoekers die zich aanmelden.
Robot als gastheer
Het Henn na Hotel in Osaka heeft een robot in de vorm van den dinosauriër achter de balie. Ondanks zijn dreigende 
uiterlijk is het ‘dier’ heel vriendelijk als hij gasten welkom heet. Het 72-kamers tellende hotel is het eerste volledig door robots aangestuurde hotel ter wereld. Tientallen robots zoeven er rond, met als enige doel het de bezoeker zo comfortabel mogelijk te maken. Ze brengen bagage naar de kamer, heten bezoekers welkom en beantwoorden vragen.
De tien menselijke medewerkers van het hotel komen in actie als een van de robots een storing heeft. En schakelen hun dienstverlener in als het probleem zelf niet kunnen oplossen.
Tips en valkuilen bij automatisering
Zoals elke vorm van digitalisering, is het belangrijk robotisering en automatisering goed voor te bereiden.
- Om automatisering en robotisering bij klanten optimaal in te zetten is allereerst een goede analyse van de bedrijfsprocessen nodig. Elke stap in een proces moet logisch volgen op de vorige stap. Het aantal uitzonderingen op een taak moet zo klein mogelijk zijn, anders stagneert het systeem.
- Belangrijk is dan ook om een workflow in te richten. Komt de robot een fout tegen, dan krijgt iemand in de organisatie (of de dienstverlener) een melding dat hij actie moet ondernemen.
- Analyseer vanaf de eerste stap ook hoe de organisatie verder kan als het geautomatiseerde proces een keer uitvalt.
