Kort na het uitbreken van Covid-19 schatte 80% van de ondernemingen in dat thuiswerken de norm zou worden. Inmiddels komen bedrijven en medewerkers daar een beetje van terug. Uitsluitend thuiswerken is niet ideaal: je kunt niet alles via Teams of Zoom doen, het persoonlijke contact is ook belangrijk. Dit speelt niet alleen binnen interne teams, maar ook in de relatie met (potentiële) klanten. Er is inmiddels een hybride werkvorm ontstaan van zowel thuis als op kantoor werken. Het is goed juist nu na te denken over de manier waarop de werkplek van de toekomst moet worden ingericht.
Digitale transformatie
Veel bedrijven zijn al langer bezig met een digitale transformatie. De pandemie heeft deze ontwikkeling versneld. Dit heeft gevolgen voor bijna alle bedrijfsprocessen. In tegenstelling tot digitalisering, waarbij documenten digitaal worden opgeslagen, grijpt digitale transformatie in op het proces en zorgt automatisering voor het versnellen van werkinstructies. Tegenwoordig kunnen medewerkers bijvoorbeeld met hun smartphone een foto maken van papierstromen, waarna de inhoud direct en automatisch vanaf de foto op de juiste plaats wordt ingevoerd in het achterliggend ERP-systeem. De inrichting van de moderne digitale werkplek sluit idealiter optimaal aan bij dit soort digitale toepassingen, in een wereld die bovendien steeds mobieler wordt.
Zoekmachine als werkplek
In die steeds verder gedigitaliseerde wereld zoekt informatie de medewerker, in plaats van andersom. Een voorbeeld: wie tegenwoordig op zoek is naar informatie, maakt daarbij gebruik van de bekende online zoekmachines. De moderne digitale werkplek kan zó ingericht worden dat die exact hetzelfde werkt als zo’n zoekmachine, waarbij de medewerker eenvoudig informatie kan vinden binnen alle interne organisatie-informatie en bedrijfsapplicaties.
In tegenstelling tot digitalisering grijpt digitale transformatie in op het proces en zorgt automatisering voor het versnellen van werkinstructies
Adoptie van de werkplek
De ingebruikname van een moderne digitale werkplek betekent voor veel medewerkers een forse verandering. Des te belangrijker is het om voldoende aandacht te besteden aan adoptie, training en productiviteit. In praktijk zien we dat de afdeling Communicatie en een groep ICT-ambassadeurs erg waardevol kunnen zijn bij uitleg over de digitale werkplek en bij het meenemen van medewerkers in de verandering.
Tegelijkertijd zien we de nodige veranderingen op het gebied van adoptie en productiviteit. Dit heeft alles te maken met het mobiele karakter van de moderne digitale werkplek. Deze werkplek is voor de medewerkers het middelpunt geworden voor al hun werkzaamheden. Des te belangrijker om medewerkers vooral zélf de regie te laten voeren over hun digitale werkplek, zodat die maximaal aansluit bij hun eigen behoeftes.
Als ‘regisseur’ kiest de medewerker waar, wanneer en op welke type apparaten hij of zij het liefste werkt, en welke informatie en programma’s daarbij – afhankelijk van locatie, functie en rol – op dat moment relevant zijn. Op die manier biedt de moderne digitale werkplek organisaties de ultieme mogelijkheid om invulling te geven aan efficiënt werken en een verhoogde productiviteit, terwijl ze medewerkers tegelijkertijd ultieme gebruikerstevredenheid biedt.
Sociale aspect
Het sociale aspect moet bij dit alles niet vergeten worden. Voorheen wilde een medewerker wellicht thuiswerken om zich te kunnen concentreren, nu zou het zomaar kunnen zijn dat een werknemer naar kantoor wil komen om eens rustig te werken. Of om collega’s te ontmoeten. Daar moeten bijvoorbeeld kantoorruimtes en vergaderzalen op ingericht worden.
Met een moderne digitale werkplek neemt de gebruiker de regie over de manier waarop hij werkt
Security
Zodra je de kantooromgeving verplaatst naar het apparaat van de gebruiker, het endpoint in welke vorm dan ook, is het essentieel om een veilige omgeving te creëren om de gegevens van klanten, financiële of persoonlijke gegevens te beschermen. We hebben al een enorme toename van cybercriminaliteit gezien die inspeelt op de coronapandemie.
De beveiliging tegen malware moet prioriteit hebben. Zeker als mensen minder vaak op kantoor komen. Zogenaamde CEO-fraude wordt dan wel een stuk eenvoudiger. Voor andere malware is next generation antivirus van belang, naast aandacht voor aanvallen op BIOS-niveau. Vergeet ook containerisering niet. Veel bedrijven doen dat al op smartphones, maar ook op laptops kan het nuttig zijn.
Een punt van aandacht is ook de beveiliging van de thuisomgeving, zoals goedkope wifi-accespoints met standaard wachtwoorden. Ook verloopt het updaten van apparatuur inmiddels anders dan voorheen: de IT-afdelingen moeten op afstand alle devices kunnen onderhouden. En de gebruikers wijzen op de noodzaak ook de router in de meterkast regelmatig te updaten.
Speelveld
Met een moderne digitale werkplek neemt de gebruiker de regie over de manier waarop hij werkt. Meer dan ooit betekent dit dat de rol van de IT-afdeling vooral een dienende is. IT zorgt voor een veilig speelveld, waarop de gebruikers optimaal kunnen presteren.
[Dit artikel is eerder gepubliceerd in ChannelConnect februari 2022]