“Kort gezegd is ScanSnap een goede scanner met een uitgebreide softwaresuite waardoor de gebruiker alles uit onze devices kan halen”, trapt Mulder af. “Toch konden we daar toch, zeker voor de Nederlandse markt een slag op slaan.” Het belangrijkste element was de ScanSnap Home-software, die in verschillende talen werd aangeboden, behalve in het Nederlands. “Van klanten en resellers kregen we dan ook vaak de vraag wanneer we daar verandering in zouden brengen.”
Sinds eind vorig jaar is er een Nederlandse versie van de software uitgerold, waardoor gebruikers nog meer gemak ervaren om de bedrijfsvoering te digitaliseren. Een trend die over het algemeen nog maar moeilijk doorzet, ziet Mulder. “We hebben het al lange tijd over het papierloze kantoor. En de voordelen, zoals kostenbesparing, meer ruimte en een verhoogde productiviteit zijn helder.” Daarnaast is het beter voor het milieu en wordt het eenvoudiger om te voldoen aan juridische eisen, zoals de AVG. “Maar we komen maar lastig van papier af. En als bedrijven eraan beginnen, gaat het vaak al mis voor men eraan begonnen is.”
Eenvoud
Dat we lastig van papier afstappen, ligt volgens Mulder namelijk niet alleen aan mentaliteit, maar ook aan de hard- en software die worden ingezet. “Vaak kiezen ondernemingen voor de multifunctional.” Mulder zegt eerlijk dat PFU daar in recente jaren veel last van heeft gehad. “Bedrijven kozen voor gemak, en dus voor de alles-in-één. Eigenlijk werd de scanner als losstaand product ondergewaardeerd.” Maar heeft een bedrijf behoefte aan scans van hogere kwaliteit en in verschillende documentvormen, dan lopen zij met de multifunctionprinter (MFP) al snel tegen beperkingen aan. Zo zijn deze apparaten niet altijd geschikt voor dikkere soorten papier, laat staan wanneer deze door elkaar heen gescand moeten worden. “Dan merk je pas dat deze apparaten vooral zijn ontworpen om te printen en daarnaast een scanfunctie aanbieden. Onze hardware kan documenten van maximaal 2 millimeter dik scannen en zelfs de doorvoer van gekreukt papier vormt vaak geen belemmering.”
Bovendien biedt de ScanSnap Home software meer mogelijkheden voor ondernemingen die veel documenten in korte tijd willen digitaliseren én deze doorzoekbaar willen maken. “Scan je enkele documenten per maand, dan kan een MFP dat prima af. Maar zeker wanneer je veel documenten digitaliseert, wil je dat het een digitaal, doorzoekbaar document wordt.” Alle documenten die met ScanSnap worden ingescand, worden omgezet naar een geoptimaliseerd en doorzoekbaar pdf-bestand. Daarbij wordt onder andere gebruik gemaakt van OCR.” Bovendien biedt de software verschillende opties om gescande bestanden, eventueel beveiligd te delen, naar de cloud. “Of juist gericht naar een locatie binnen het eigen netwerk. Daardoor wordt documentbeheer eenvoudiger én veiliger.”
Beveiliging
Documentveiligheid is binnen veel organisaties, soms onbedoeld, een ondergeschoven kindje. Mulder: “Vaak staat de multifunctionprinter bij het koffiezetapparaat. Iemand gaat scannen, maar moet vervolgens wachten tot een collega klaar is met printen. Het gevolg: de documenten worden onbeheerd naast het apparaat gelegd om even koffie te pakken. Gaat het om gevoelige documenten, dan kan dat al aanleiding zijn voor een boete.” Volgens hem is het dan ook logisch dat er meer bureauscanners komen. “Zo wordt bovengenoemde situatie voorkomen en is het nog eenvoudiger om aan de AVG te voldoen. Alles wat daarvoor nodig is, is een investering van een paar honderd euro die bovendien meer gemak met zich meebrengt voor de gebruiker.”
Partners zouden daar beter op moeten inspelen, denkt Mulder. “Want nog te vaak is scanning iets dat erbij wordt verkocht. En ergens begrijp ik het, aangezien een notebook of beeldscherm makkelijk te verkopen is. Maar in mijn optiek biedt scanning partners juist nieuwe verkoopkansen. Mits het goed wordt aangepakt. Laat klanten zien welke voordelen een goede scanner voor hen heeft op het gebied van de AVG. Of toon hoe het papierloze kantoor een stukje dichter binnen handbereik komt. Vaak heeft de eindklant geen idee. Partners die dit product goed onder de aandacht kunnen brengen, verdienen hier dan ook een goede boterham aan.”
Robuust
Nu de coronapandemie het hybride werken in een stroomversnelling heeft gebracht, ziet Mulder dat steeds meer bedrijven gericht investeren in de thuiswerkplek van hun werknemers. “Er wordt niet alleen meer gekeken naar een laptop, maar ook naar andere hard- en software, waaronder de scanner.” Hij ziet de vraag naar ‘zijn’ producten dan ook toenemen, waardoor opnieuw voorzichtige stappen richting het papierloze kantoor worden gezet.
Inmiddels heeft PFU in twintig jaar tijd meer dan zes miljoen scanners geleverd. “En naast veelzijdig, zijn ze ook enorm robuust”, vertelt hij. “Zo had ik recent nog een klant aan de telefoon wiens scanner niet meer werkte na een software-update. Al snel bleek het om een apparaat te gaan van bijna dertien jaar oud en het probleem zat hem in de firmware, die niet om kon gaan met de nieuwe software. Na een herinstallatie van de oude software kon de klant direct weer verder. Volgens Mulder maakt dat de scanners van ScanSnap en PFU dan ook uniek. “Ze zijn bijna niet kapot te krijgen.”
Hardlopers
De iX1400 en iX1600 gelden al enige tijd als de hardlopers binnen het assortiment van ScanSnap. Beide scanners zijn compact van formaat en passen daardoor perfect op ieder bureau. Ook als het gaat om het de moderne thuiswerkplek. Naast dat beide modellen scans van hoge kwaliteit leveren, zorgt de ScanSnap Home software ervoor dat het delen, beveiligen en bewerken van de documenten nog eenvoudiger wordt.
Meer weten over deze of andere devices uit het ScanSnap-portfolio? Neem contact op met uw reseller of met www.scansnapit.com/nl voor meer informatie.
[Dit artikel is eerder gepubliceerd in ChannelConnect februari 2022]