In de oude situatie moesten artsen declaratieformulieren handmatig invullen en samen met de originele bonnen indienen bij de financiële administratie. Vervolgens werd de declaratie via interne post naar het diensthoofd gestuurd voor goedkeuring, waarna deze weer retour ging naar de boekhouding. Dit omslachtige proces kon tot drie weken duren en was foutgevoelig. Zowel voor de artsen als de administratieve medewerkers betekende dit een onnodige belasting.
Oplossing: automatisering
Om het declaratieproces te stroomlijnen en te automatiseren, ging UZA op zoek naar een oplossing die gebruiksvriendelijk was en naadloos kon integreren met hun op maat gemaakte boekhoudsysteem. De keuze viel uiteindelijk op Klippa SpendControl dankzij een intuïtieve interface voor zowel declaranten als goedkeurders, de automatische toewijzing van declaraties aan de juiste goedkeurder én een exportfunctie waarmee declaraties in het boekhoudsysteem verwerkt worden. De oplossing moest daarnaast voldoen aan de specifieke compliance-eisen binnen de zorgsector, zoals gegevensbescherming en auditmogelijkheden.
Implementatie en integratie
Aangezien het UZA met een maatwerkboekhoudsysteem werkt, vereiste de implementatie extra aanpassingen. De exportfunctie van Klippa SpendControl werd op maat geconfigureerd, zodat declaraties met alle benodigde bewijslast moeiteloos geïmporteerd konden worden. Daarnaast werd het proces afgestemd op de interne goedkeuringsprocedures van het ziekenhuis, zodat elke declaratie correct en efficiënt beoordeeld kon worden. Door de nieuwe werkwijze kunnen declaraties direct na indiening digitaal worden opgevolgd. Afdelingshoofden kunnen declaraties eenvoudig goedkeuren via de webomgeving of app, terwijl alle onkosten overzichtelijk beheerd worden in het dashboard.
Efficiëntie en tijd-besparing
Dankzij Klippa SpendControl heeft het UZA aanzienlijke verbeteringen gerealiseerd. Het declareren kost nu 70% minder tijd, fouten in de verwerking zijn sterk verminderd en de goedkeuringsprocessen verlopen gestructureerd en efficiënt. Daarnaast is de doorlooptijd van het declaratieproces tot drie keer korter geworden, waardoor medewerkers sneller worden uitbetaald. Ook is er een naadloze koppeling gerealiseerd met het boekhoudsysteem, wat zorgt voor een soepele finan-ciële afhandeling. Verder biedt de nieuwe oplossing meer transparantie en -betere controle over de uitgaven. Medewerkers kunnen eenvoudig hun declaratiestatus volgen, terwijl de -financiële administratie inzicht krijgt in de totale kostenstromen, wat bijdraagt aan een efficiënter financieel beheer.