RNT Rausch: ‘Een back-up is niet hetzelfde als een archief’

Iedereen blijft maar data opslaan,” zegt Van der Linden, verantwoordelijk voor de verkoop en dus het partnerkanaal van RNT Rausch in Nederland. “Dat kun je natuurlijk niet voorkomen, elk bedrijf genereert data, en bestanden groeien daarnaast ook nog steeds in omvang.” Volgens Van der Linden maakt dat terugvinden van bestanden lastig. “Een specifiek bestand is vaak moeilijk te vinden als je moet zoeken in terabytes aan opslag, dus maken we maar een kopie. Bovendien weet je vaak niet meer wat je precies hebt, doordat bijvoorbeeld de eigenaar van de data niet meer bij de organisatie werkt. Daardoor wordt het lastig om het belang van data te beoordelen. En erger, je wéét niet eens welke data je allemaal hebt die te maken kunnen hebben met privacy of andere wet- en regelgeving. Laat staan dat je weet waar die staan.” Als je niet oppast loop je als het gaat om back-ups snel tegen problemen aan. Hier knelt het volgens van der Linden. “We doen er alles aan om ongeautoriseerde toegang tot data zoveel mogelijk te voorkomen, maar als het dan toch misgaat, kunnen we alleen nog maar een beroep doen op de back-up om data te herstellen.”

Vincent van der Linden

Classificeren van data

Van der Linden pleit er dan ook voor dat ook het mkb gebruikmaakt van ‘tiering’, het classificeren van data en afhankelijk van de tier bepalen waar deze worden opgeslagen. “Neem nou wat we noemen ‘actieve data’. Dat zijn bestanden en gegevens die je voor de dagelijkse bedrijfsvoering nodig hebt. Als ik partners vertel dat het gaat om data tot maximaal een maand oud, dan kijken ze me verbaasd aan. Maar het is echt zo, wat bedrijven beschouwen als actief, daalt al jaren. Een paar jaar geleden was dat nog een maand of negen, maar doorloop van gegevens gaat inmiddels zo snel.”

De doorloop van gegevens gaat inmiddels zo snel

Back-up is momentopname

Wanneer je alle data die ouder is archiveert, dan slinkt de hoeveelheid data die je in direct benaderbare opslag moet hebben zienderogen, zegt Van der Linden. “Dat betekent namelijk dat je opslag in je servers enorm omlaag kan. Door data die niet-actief, maar nog wel belangrijk is te archiveren, blijft de back-up klein waardoor een eventueel herstel van actieve data veel sneller gaat, zonder dat de beveiliging van deze niet-actieve data in het geding komt.”

Door data die niet-actief, maar nog wel belangrijk is te archiveren, blijft de back-up klein

Sommige bedrijven denken omgekeerd: alles wat we nodig hebben zit in onze back-up. “Maar dan beseffen ze niet dat een back-up een momentopname is. De back-up van vandaag bevat de bestanden van vandaag. Heb je vorige week iets weggegooid, dan zit dat niet meer in de back-up van vandaag.” Van der Linden wil maar zeggen: je back-up is niet hetzelfde als je archief. “In een archief kun je alles van je bedrijf opslaan waarvan je kunt denken dat je het ooit een keer zou moeten kunnen terughalen.” Deze data zijn dan wel online benaderbaar, maar dat hoeft niet razendsnel te zijn. “We zien voor archiefdoeleinden tegenwoordig zelfs de good old tape weer regelmatig terug.” De prijs per GB opslag is nog steeds het laagst van alle media.

Advies aan mkb

Volgens Van der Linden is er een belangrijke taak weggelegd voor de partners die hun mkb-klanten moeten adviseren. “Dit verhaal moet goed uitgelegd worden. Wat het verschil is tussen actieve data, en de data die in het archief mag worden opgeslagen, maar nog steeds in het belang van de organisatie moet worden bewaard. De rest kan gewoon periodiek verwijderd worden. Zeker voor partners met klanten in specialistische verticals als zorg, finance en onderwijs is dat belangrijk om te weten. Want daar gaat het vaak om gevoelige data.”

Een bijkomende kwestie is dat leveranciers van opslagsystemen al snel geneigd zijn om naar behoefte een nog groter opslag te verkopen. “Ook partners schieten vaak in die reflex,” zegt Van der Linden. “De opslag moet vervangen of vergroot worden, dus nemen we gewoon weer hetzelfde merk, maar dan een slag groter, maar dan moet je wel concurreren met andere partners en dat gaat ten koste van de winstmarge. Je kunt beter eerst kijken wat er nog aan actieve data in gebruik is, en de rest in een archiefoplossing opslaan. Je zul merken dat je dan kunt volstaan met een heel kleine opslag.”

Deze manier van omgaan met data vraagt in veel gevallen om een maatwerkoplossing, waarbij RNT Rausch kan helpen, zegt Van der Linden. “Wij staan in zulke gevallen onze partners bij om de klant te voorzien van een zo passend mogelijke oplossing, zowel qua uitvoering als qua kosten.”