‘Thuiswerken was een forse verandering voor het notariaat’

Vertel eens iets over de achtergrond van Rely.

“Rely is ontstaan doordat verschillende ondernemingen op een gegeven moment hun activiteiten bundelden. Ze hadden allemaal een footprint in de notariële markt en dat bleef de focus houden. In 2017 is Rely overgenomen door Claranet, een ­wereldwijde IT-dienstverlener met een Benelux-vestiging in het Brabantse Son. Wij zijn als Business Unit onder de oude naam actief gebleven, juist vanwege de herkenbaarheid in onze belangrijkste markt. Rely kan van de werkplek, via connectiviteit tot in de ­cloud diensten inrichten, leveren en beheren, ­specifiek gericht op het notariaat en de advocatuur.”

Er bestaat een nauwe samenwerking met de rest van Claranet.

“Ja. Hier in Barneveld werken 28 mensen. Die zijn met name actief in de sales en operatie. Claranet levert de shared services, zoals marketing, HR en finance. Daarnaast draaien onze platformen, zoals de Notarissuite met applicaties specifiek voor deze sector, bij Claranet op hun cloudplatformen.”

Wat is er zo specifiek aan het werken voor het notariaat?

“Zoals bij elke specialisatie gaat het ook bij ons om het kennen van de processen van de klant, het weten welke issues prioriteit ­moeten hebben. Ik geef graag een voorbeeld: als een notariskantoor kampt met een printerstoring, dan is dat een probleem met de allergrootste prioriteit. In een notaris­kantoor wordt alles geprint. Zonder papier kan een acte niet passeren. Dit, terwijl je in bijna alle andere markten zou zeggen: dan print je het toch een andere keer, maar bij het notariaat ligt dat anders. Een ander voorbeeld is de aanlevering van stukken aan het Kadaster. Dat moet steeds vóór een bepaald tijdstip gebeuren om tijdig verwerkt te worden. Dus als dat tijdstip in gevaar dreigt te komen door een IT-storing dan is het bij ons alle hens aan dek. En natuurlijk hebben we inhoudelijke kennis van de applicaties.”

Hoe groot is de markt?

“De Nederlandse markt bestaat uit 1100 ­notariskantoren, waarvan 400 kantoren uit minder dan vijf medewerkers bestaat. Het merendeel van de kantoren heeft vijf tot twintig medewerkers in dienst. Daarnaast is er dan nog een klein aantal grote internationale kantoren.”

Zoals bij elke specialisatie gaat het ook bij ons om het kennen van de processen van de klant, het weten welke issues prioriteit moeten hebben

De sector gebruikt speciale applicaties?

“Ja, dan heb je het over vier of vijf belangrijke softwarepakketten, waarvan Codex de grootste is. We hebben daar binnen onze organisatie veel kennis van de verschillende parketten en kunnen de medewerkers van de notariskantoren ook heel actief helpen deze applicaties op de meest efficiënte manier te gebruiken. Ook, omdat we het idioom kennen dat notarissen gebruiken en inzicht hebben in de handelingen die ze verrichten om tot een bepaald resultaat te ­komen.”

Heeft deze sector ook een eigen karakter?

“Zeker, ik zou het als een traditionele markt willen omschrijven, met ook traditionele applicaties die doorgaans goed voorzien in de behoefte van de kantoren. Het aanmaken van een dossier, het monitoren van het klantcontact: alles loopt via die ene applicatie. Op het gebied van het werken op basis van public cloud loopt de sector niet voorop – wat ook komt door het feit dat de meeste applicaties nog niet als SaaS-dienst geleverd worden. Aan de andere kant draaien de programma’s ook niet meer op de server bij het notariskantoor, maar in het datacenter van Claranet. De kantoren gebruiken thin clients om de werkplekken te benaderen.”

Tot de pandemie uitbrak…

“Toen moest snel overgestapt worden op laptops en vanuit huis gewerkt worden. Vooral dat laatste was een grote verandering. Een notariskantoor is niet ingericht op thuiswerken. Ze leveren niet alleen persoonlijke diensten maar leveren die ook in persoon. Het fysiek ontvangen van klanten is voor hen heel belangrijk. Met die laptops konden de werkzaamheden doorgaan, maar duidelijk was wel dat het een tijdelijke oplossing zou zijn. En dat blijkt ook, veel medewerkers gaan nu weer naar kantoor.”

Inmiddels verleent Rely ook IT-diensten aan advocatenkantoren.

“Dat klopt, we zien dit als een groeimarkt. De omvang van die sector is wat groter dan die van de notariskantoren, en onze positie in die markt kan nog groeien. Het is in bepaalde opzichten een ander type markt: ze zijn doorgaans wat verder met digitalisering en de aard van de werkzaamheden bij de afzonderlijke kantoren is ook wat diverser. Maar in de kern gaat het ook daar om de werkplek en de applicaties die daarmee samenhangen, en als je het hebt over de privacy-gevoeligheid en het belang van persoonlijk contact bij de dienstverlening, dan is er natuurlijk beslist een parallel te trekken met de notarissen.”