Als zo goed als elke applicatie naar de cloud kan, dan geldt dat natuurlijk ook voor Unified Communications. Zo ontstond Unified Communications as a Service, afgekort tot UCaaS. Het maakt een breed pakket aan communicatiefuncties mogelijk en wordt op basis van een abonnement geleverd door een provider.
Doordat de coronaviruspandemie een grote meerderheid van het personeel dwong om op afstand te werken, zijn UCaaS-diensten snel belangrijk geworden. En dat belang neemt niet af, nu we weten dat een fors percentage van de werknemers minstens een aantal dagen per week thuis blijft werken.
Gartner definieert UC-tools als producten die verschillende bedrijfscommunicatiekanalen combineren in één uniform platform. Dus niet langer een separate applicatie voor vaste telefonie, naast de mobieltjes die mensen zelf gebruiken, en dan nog collaboratie-tools als Teams en Zoom en de al langer bestaande applicaties voor online vergaderen. Vooral de integratie met andere omgevingen, zoals die voor mail, maar ook de connectie met databases en CRM-software maakt UCaaS-interessant – ook voor wie ‘ouderwets’ op kantoor werkt.
Cloud maakt UC flexibel
Natuurlijk was een dergelijke brede integratie altijd al het streven van UC-platformen. Maar UCaaS maakt het eenvoudiger te realiseren: je bepaalt welke diensten met elkaar moeten communiceren, wie binnen de onderneming gebruik mag maken van bepaalde applicaties en je betaalt naar het gebruik. Op- en afschalen, in respectievelijk piek- en vakantieperiodes is met een druk op de knop te realiseren. Voordeel is dat je niet alleen profiteert van meer flexibiliteit, maar ook een besparing in kosten realiseert. En je hebt binnen de onderneming veel minder zorgen over de kwaliteit, stabiliteit en capaciteit van het netwerk.
Binnen de IT-sector noemen we een ontwikkeling al snel een ‘hype’. Maar een opvallend aspect bij de huidige adoptie van Unified Communications is dat de mogelijkheden die het biedt voor een groot deel al heel lang op de markt zijn. De lockdowns én de snelle innovaties die in zeer korte tijd toegevoegd werden aan al bestaande platforms als Zoom, Teams en Slack zorgden voor een zo snelle groei, dat het woord ‘hype’ nu eens terecht is.
Kijk maar naar de marktcijfers: 42% van de bedrijven zegt dat ze de acceptatie van cloud en unified communication hebben verhoogd. 34% van de werknemers die voorheen naar het werk pendelden, zegt dat ze nu blijvend deels op afstand werken. 67% van de organisaties meldt dat ze een ‘aanzienlijk deel’ van hun Unified Communications-oplossingen naar de cloud zullen verplaatsen. Sterker nog: 34,3% van de bedrijven heeft de IT-uitgaven sinds de uitbraak van de pandemie fors verminderd door overbodige apps te elimineren en over te stappen op cloudgebaseerde Unified Communications as a Service-oplossingen. Daarnaast is85% van ‘s werelds toonaangevende bedrijven van mening dat platformen waarmee werknemers en klanten kunnen communiceren cruciale aspecten zijn van bedrijfsgroei.
34,3% van de bedrijven heeft de IT-uitgaven sinds de uitbraak van de pandemie fors verminderd door overbodige apps te elimineren.
Een onderwerp dat vanaf 2021 naar voren kwam, is de mogelijkheid om op elk platform te kunnen chatten, ongeacht de omgeving die wordt gebruikt. Vooral in de relatie met klanten (zowel in de B2B- als in de B2C-markt) heeft chatten aan adoptie gewonnen. De mogelijkheid te chatten tussen verschillende platforms, interoperabiliteit genoemd, werd al snel door veel leveranciers van UCaaS-applicaties ondersteund.
Security aandachtspunt
Binnen ondernemingen werd de al langer bestaande trend om eigen devices te gebruiken (BYOD) nog belangrijker. In tegendeel tot de situatie voor de pandemie maken medewerkers thuis nu ook graag gebruik van een desktop naar keuze. Ook hier is het de inzet van clouddiensten die het mogelijk maakt om, bijvoorbeeld, op kantoor met een Windows-omgeving en thuis met een Mac-endpoint te werken. Een ontwikkeling die bij dit alles overigens óók aan belang won was de noodzaak de security van de omgeving goed te regelen.
Uitdagingen bij UC
Een slecht geïmplementeerde UC-oplossing kan de resultaten van en het werkplezier binnen een onderneming echter ook negatief beïnvloeden. Zo zegt 85% van de deelnemers aan onlinevergaderingen nog steeds regelmatig problemen te hebben met de software en met de stabiliteit van de online-sessie.
Juist op dat vlak kan een IT-partner een belangrijke rol spelen. Niet alleen bij het inrichten van de UCaaS-oplossing, maar ook door advies te geven en installatiewerkzaamheden uit te voeren als het gaat om de kwaliteit van de wifi-omgevingen op kantoor en bij de medewerkers thuis.
Daarnaast hebben veel mensen zichzelf een manier van werken aangeleerd tijdens de eerste dagen van de lockdowns, die op dat moment wel adequaat was, maar wellicht niet optimaal. Ook daarin kan een partner, bijvoorbeeld door het delen van een online tutorial een rol spelen.